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2021-12-16 07:23

北京年会租酒店宴会厅一般用一次多少钱?-北京年会 场地费用

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    北京年会租酒店宴会厅一般用一次多少钱?-北京年会场地费用, 任何一个公司的年会都至关重要,这不仅是为了奖励公司的员工,做好一年的总结,更会有社会各界的合作伙伴前来,也是一个彰显公司企业文化和实力的大好机会。既可以让员工放松,又能顺利推广自己的公司,所以不少公司都特别注重自己的年会。

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    可以说年会之前的准备至少是要一个月左右的时间,而且要动用较多的工作人员。当然公司也要做好预算,那么到底年会场地搭建的费用是多少呢?周围帮告诉你

    豪华程度不同,搭建费用不同。年会场地搭建的费用主要还是要看最终设计的样式,如果对方会场可以直接提供搭建服务,那么和对方直接合作,敲定费用是最好的选择。但是如果对方并没有这方面的服务,我们也可以找到专业的策划公司。可以让设计专员先来看一下整体上的会场规模,然后根据我们年会的主题来进行整体上的设计。豪华程度不同,我们需要使用到的灯光道具等都会有很大的差异,当然搭建费用上也会不一样,具体还是看我们的需求。

    争取更多免费服务,会场服务到位很关键。其实不少会场都是可以提供搭建服务,但是一般对方不会直接提出这样的服务,如果需要高端的年会场地搭建,一般会场也是需要聘请其他团队来进行设计和施工。

    制订预算:制定可行预算或按既定预算安排有关工作;确定各项工作的时间安排。

    通常而言,年会预算包括以下几个方面:

    1、交通费用

    交通费用可以细分为:

    (1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通

    (2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

    (3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

    2、会议室/厅费用

    具体可细分为:

    (1)、威尼斯人官网app租金——通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

    (2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。

    (3)、会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。

    (4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

    对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。

    3、住宿费用

    住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。

    正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

    4、餐饮费用

    会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的。

    (1)、早餐

    早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)

    (2)、中餐及午餐

    中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算——自助餐形式,按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

    (3)、酒水及服务费

    通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。

    (4)、会场茶歇

    此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算。通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

    (5)、联谊酒会/舞会

    事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确认。

    (6)、其他——点心、水果及调制色酒

    5、视听设备

    除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:

    ●设备本身的租赁费用,通常按天计算

    ●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理

    ●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托代理

    6、演员及节目

    通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

    7、杂费

    杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等。杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

    (一)设备租赁

    舞台搭建、珩架租赁、升空气球、充气拱门、皇家礼炮、灯箱布喷绘、写真KT板、舞龙舞狮、横幅制作、迎风彩旗、会务桌椅、舞台灯光、大型帐篷搭建、泡泡机、烟雾机、雪花机、追光灯、话筒、卡通人物服装、放飞小气球、旋风彩虹机、花篮、儿童气垫床,活动策划执行,气球拱门,礼花礼炮、盆花植物、绢花拱门、艺术插花、彩色气球、地毯、绶带彩旗、各类旗帜、音箱,投影仪等;


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